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Conseils et bonnes pratiques de nos collègues d'AXA Next Lab US

Nous sommes nombreux à avoir rejoint les millions de personnes dans le monde qui travaillent depuis leur domicile en raison du confinement imposé par l'épidémie de COVID-19. La plupart des entreprises de technologies mondiales de premier plan basées aux États-Unis, telles que Apple, Google, Facebook, Intel, Salesforce, Microsoft, LinkedIn et Twitter, ont mis en place des politiques de télétravail pour la sécurité de leurs employés et contribuer à freiner la propagation du virus. Après plusieurs semaines en télétravail, notre équipe a pensé que c'était le moment idéal pour partager avec tous les solutions qui ont bien fonctionné chez nous et pour rassembler des bonnes pratiques qui nous ont permis de collaborer efficacement et de rester connectés les uns aux autres pendant cette période. Nous espérons que vous y trouverez des conseils utiles à l'heure où le télétravail est généralisé afin de concilier impératifs professionnels et vies personnelles !

Vous avez des conseils ou souhaitez partager avec tous des solutions qui ont fonctionné pour vous et votre équipe en travaillant à distance ? Nous serons ravis de les connaître !

1. Restez en contact et tirez le meilleur parti des outils de communication

Communiquez et maintenez le contact avec vos collègues ! Pour entretenir des relations interpersonnelles tout en travaillant à distance, il est essentiel de maintenir des lignes de communication ouvertes et d'instaurer un rapport fort avec votre équipe. Pour faciliter la communication et rester « dans la boucle », il faut exploiter au maximum les outils numériques à notre disposition tels que Teams, Skype, le courrier électronique, les vidéoconférences, les applications de messagerie instantanée, etc.

Instaurer des pauses-café ou déjeuner ou des rendez-vous « happy hours » virtuels, ou même organiser un jeu quel qu'il soit, sont d'excellents moyens pour se connecter les uns aux autres et supprimer la barrière de la distance entre les membres de l'équipe. Ces initiatives peuvent alimenter la collaboration et l'engagement en temps réel, contribuer à garder le moral et aider à lutter contre le sentiment d'isolement.

Par exemple, notre équipe prévoit une réunion quotidienne chaque matin qui permet d'échanger, de faire le point sur divers projets ou initiatives, de définir ou rappeler les priorités et de démarrer la journée autour d'un café, comme nous l'aurions fait au bureau.

2. Aménagez-vous un espace de travail dédié

Il est important de disposer d'un espace dédié où vous pouvez vous concentrer sans être distrait(e). Cet espace doit être séparé du lieu où vous prenez vos repas, vous dormez ou vous reposez – séparer le travail et la vie de famille vous permettra de basculer mentalement en mode travail et de travailler plus efficacement.

Décorez et aménagez votre espace pour vous y sentir au calme, motivé(e) et productif(-ive). Optimisez l'espace, ajoutez votre touche personnelle (objets de décoration, photos encadrées, lampe de bureau, plantes, etc.) et créez ainsi l'environnement confortable dont vous avez besoin pour bien travailler.

3. Instaurez une routine

On néglige trop souvent l'importance d'une routine rigoureuse : or, des habitudes bien pensées peuvent favoriser une adaptation mentale efficace et offrir le cadre et l'organisation nécessaires pour nous aider à travailler à la maison de façon harmonieuse. Instaurer une routine permet de démarrer la journée sur une note positive et de basculer mentalement du mode détente au mode travail.

Par exemple, s'astreindre à des rituels simples le matin, comme se réveiller de bonne heure, s'habiller, préparer le petit déjeuner, faire de l'exercice et se préparer pour la journée de la même manière que si vous alliez au bureau peut s'avérer incroyablement efficace pour réduire la fatigue mentale et augmenter la productivité.

Selon Northwestern Medicine, l'absence de routine peut favoriser le stress, les problèmes de sommeil, le manque d'appétit, la mauvaise santé physique et, plus important encore pour le travail à distance, une utilisation inefficace du temps. Trouvez la routine qui fonctionne pour vous et tenez-vous-y.

4. Ne négligez pas votre bien-être

Travailler de chez soi peut rendre solitaire, mais ce n'est pas une fatalité ! Veillez bien à prévoir des pauses pour pratiquer des activités saines qui vous permettront de vous détendre et de recharger les batteries. Ces activités peuvent vous remonter le moral, augmenter votre productivité, améliorer votre bien-être mental et réduire le sentiment d'isolement.

1. Yoga/Stretching

2. Méditation

3. Séances de sport à la maison

4. Conversations avec des collègues sur des sujets non professionnels

Nous avons bien conscience que nous traversons tous une période difficile et pleine d'incertitudes. Si vous vous sentez un peu démuni(e) loin du bureau, n'hésitez pas à en parler à vos collègues par chat – nous devons nous soutenir mutuellement !

Quelques réflexions pour conclure

De nombreuses entreprises de la baie de San Francisco ont instauré un télétravail permanent et voient dans les circonstances actuelles le début d'une mutation en termes de dynamique du lieu de travail, dans laquelle le télétravail depuis son domicile est appelé à devenir une pratique courante.

D'autres méthodes et approches complémentaires peuvent être envisagées pour nous adapter à notre nouvel environnement de travail : l'optimisation des communications grâce à divers outils numériques (p. ex. les vidéoconférences ouvertes en direct), les exercices virtuels de renforcement des capacités pour resserrer les liens et se recentrer régulièrement sur le « pourquoi » afin de conserver une vision claire concernant l'objet du travail de l'équipe et la manière dont il s'inscrit dans les objectifs de l'entreprise.

Cliquez ici pour en savoir plus à propos d'AXA Next.

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