Pandemia e privacidade: gerenciamento de riscos cibernéticos relacionado à Covid-19

As empresas em todos os 50 estados dos EUA que estão reabrindo ou considerando reabrir enfrentam outro desafio: como reabrir com segurança. O que uma reabertura segura acarretará varia de acordo com a empresa. A Covid-19 continua a preocupar, e os empregadores procuram formas de manter as operações enquanto mantêm os funcionários em segurança.

Felizmente, algumas diretrizes ajudam com pelo menos parte dessas medidas de segurança. Os Centros de Controle e Prevenção de Doenças (CDC) fornecem às empresas diretrizes específicas ao setor ou a vários setores, assim como a American Industrial Hygiene Association (AIHA). Com essas diretrizes, as empresas reforçam o cumprimento dos requisitos de equipamento de proteção pessoal (EPI) da Administração de Saúde e Segurança Ocupacional (OSHA) . Além disso, a OSHA também liberou orientações para preparar os locais de trabalho para o retorno dos funcionários durante a pandemia.

Ao se seguirem os requisitos da OSHA para um local de trabalho seguro, uma tendência recente entre as empresas é monitorar a saúde dos funcionários. Em alguns casos, os que entram no local de trabalho estão sendo monitorados assim que chegam. Verificação de bem-estar e de temperatura, além do uso de EPI pelo funcionário e da distância física, são medidas que muitos empregadores consideram essenciais.

No entanto, o equilíbrio entre a segurança e a privacidade dos funcionários é delicado. Assim como com qualquer procedimento fora do padrão, tais medidas podem deixar as empresas mais vulneráveis às questões de privacidade, sem falar dos riscos cibernéticos.

Onde estão os riscos?
Dependendo do setor, as empresas podem não saber dos riscos de privacidade associados ao cumprimento das diretrizes da OSHA durante a Covid-19. À medida que os empregadores se esforçam para reduzir a exposição dos funcionários à Covid-19, a maneira como isso é feito pode deixar a empresa sujeita a violações de privacidade.

Antes da Covid-19, a maioria das empresas sabia quais informações dos funcionários poderiam ser coletadas e quais eram as diretrizes para segurança e prazo de armazenamento. Em meio à crise atual, nada mais está claro. A coleta de outras informações dos funcionários, por mais breve que seja, pode envolver regulamentos que protegem a privacidade, como a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA).

Mesmo algo tão básico quanto pedir para o funcionário revelar sua temperatura ou o estado de saúde atual pode ser exposição à privacidade. Esse é risco particular a empresas que normalmente não conduzem nenhum tipo de triagem, pois os empregadores podem inadvertidamente coletar dados irrelevantes na atual pandemia. Perguntas sobre o histórico de saúde que vão além do fato de o funcionário ter viajado recentemente ou ter sido exposto a pessoas que têm ou suspeitam ter a Covid-19 podem ser problemáticas.

Outra potencial exposição é como os dados são coletados. A empresa pode, por exemplo, examinar os funcionários antes de permitir que entrem nas instalações. Quando um funcionário é afastado devido a febre ou outros sinais visíveis que indiquem a doença, outros funcionários nas proximidades ficam cientes de alguém foi mandado para casa, uma possível violação do direito do funcionário de manter as informações pessoais em sigilo.

Para evitar isso, as empresas devem estabelecer áreas separadas para triagem, a fim de proteger as informações de saúde dos funcionários. Algumas empresas vêm usando aplicativos de bem-estar para que os funcionários relatem suas condições de saúde. Migrar o processo de triagem para o ambiente on-line pode aliviar alguns problemas de privacidade, embora ainda haja preocupações de que os dados coletados sejam desnecessários.

Ferramentas de coleta de informações também podem causar problemas. Os empregadores que usam imagens térmicas para verificar a temperatura precisam estar atentos às regulamentações sobre a coleta de dados biométricos. Mesmo uma pequena mudança, tal como o monitoramento dos colaboradores durante o turno de trabalho para assegurar o distanciamento adequado e o uso de EPIs, pode representar violação da privacidade do colaborador se não forem tomadas as devidas precauções com as políticas de dados biométricos.

Equilibrando privacidade e proteção
Felizmente, há maneiras das empresas equilibrarem a necessidade de privacidade dos funcionários com a necessidade de fornecer um local de trabalho seguro. Comece analisando as políticas e procedimentos atuais em relação à privacidade e ao manuseio de informações de identificação pessoal. As políticas devem especificar quais dados são coletados, como são armazenados e por quanto tempo.

Uma análise das políticas em relação aos regulamentos da jurisdição onde a empresa se localiza pode determinar se as políticas atuais precisam ser alteradas para abordar quaisquer mudanças regulamentares em nível local.

As políticas devem ser atualizadas para abordar a coleta de dados complementares associados à Covid-19. A empresa deve ser específica ao descrever a necessidade desses dados, o que será coletado, como será armazenado e por quanto tempo ficará retido.

Em seguida, ela deve comunicar cada membro da organização sobre as mudanças. Se a divulgação completa for passada a todos os funcionários, eles podem dar consentimento a essas alterações, permitindo que os empregadores coletem dados que protejam os funcionários durante o trabalho.

Para evitar a coleta excessiva de dados, as empresas devem considerar estes pontos: A empresa está coletando todas as informações necessárias para manter a segurança no local de trabalho? Há mais informações sendo coletadas do que o necessário para cumprir as regulamentações de segurança? As perguntas feitas são específicas à atual pandemia?

É importante que os empregadores se lembrem: qualquer alteração nos dados coletados e em como a privacidade do funcionário é manipulada pode alterar as potenciais exposições da empresa e, consequentemente, as necessidades de seguro para a empresa.

Seguindo em frente com segurança
O objetivo de todo exame de saúde relacionado à Covid-19 deve ser garantir que a empresa cumpra os requisitos de segurança sem coletar ou armazenar mais dados do que o necessário. Embora não haja uma lista de verificação padrão com os passos exatos que a empresa deve tomar, alguns recursos ajudam a organização a montar um programa que venha a reduzir a exposição dos funcionários à Covid-19 e que ajude a empresa a cumprir os regulamentos de segurança e privacidade no local de trabalho.

Converse com sua seguradora e seus profissionais de gestão de riscos para decidir o melhor processo na sua organização. Leia as apólices de seguro para garantir que a empresa esteja coberta por quaisquer outras exposições. Com o esforço razoável para fazer o certo e um plano adequado à sua organização, você mantém seus funcionários seguros e a empresa em funcionamento.